Sempre que for recebido um email ou fax institucional, ele deve conter nos seus destinatários um endereço de email institucional, tipicamente dirigido a uma função da organização.
Nesses casos, os servidores de email e fax encaminham uma cópia do email para a mailbox Expedientíssimo, provocando a criação automática de novo documento, que deverá ser encaminhado para a Unidade Orgânica respectiva.